5 benefícios em fazer da tecnologia uma aliada dos seus processos

Em primeiro lugar, é importante entender que determinar padronização de políticas e regras não impõe limites aos processos, mas permite às organizações conhecê-los e proporciona-los um método de constante melhoria.

Existem inúmeros benefícios ao fazer da tecnologia uma aliada da ISO 9001, neste artigo foram pontuados 5 benefícios que basicamente resumem essa lista:

1. Controle e dissemine rapidamente seus documentos

Há alguns anos, apesar do momento tecnológico, ainda encontravam-se métodos arcaicos nas organizações. A maioria dos controles e documentos do Sistema de Qualidade era feito em “papel”, havia uma lista de documentos aprovados e outra lista que informava a quem seriam distribuídos, contendo nessa lista a assinatura dos responsáveis. Agora, imagine a vida de um profissional da área de qualidade para controlar tanta papelada, assinaturas, etc. Imagine a mobilização que uma simples revisão de procedimento qualquer gerava na organização? E se o responsável pela aprovação estivesse viajando a negócios?

Esse é ponto! Atualmente um sistema possibilita o controle e distribuição de documentos rapidamente, garante o controle das versões e as empresas não precisam ter a preocupação de identificar um documento obsoleto para evitar seu uso indevido. Esse tipo de sistema, permite também que o fluxo de aprovação e revisão não dependa da presença física de algum participante para garantir a continuidade do processo, pois as assinaturas eletrônicas, e-mails e vídeo conferências, permitem que várias pessoas revisem, discutam e aprovem esses documentos, mesmo remotamente. Possibilitam também que esse workflow (fluxo de trabalho), transição desses documentos, fique registrado e seja constantemente monitorado.

2. Automatize seus processos

Uma das preocupações das organizações é garantir que um procedimento seja realizado como foi definido. Sem o auxílio da tecnologia essa questão exigia um constante processo de treinamentos e auditorias e mesmo assim não havia como garantir a ausência de falhas. Um erro comum, é acreditar que a aquisição de um sistema sanará falhas na execução das atividades, ele não garante o sucesso da operação caso não haja um processo claramente definido, portanto, os problemas existentes antes da implantação de um sistema provavelmente continuarão a ocorrer caso a organização não planejar seus processos.

Com o auxílio da tecnologia, controles e treinamentos que constantemente eram necessários, passam a ser secundários ou até eliminados, apenas por meio de bloqueios e mensagens explicando para o usuário como proceder para que uma atividade dê sequência no processo, essencial nos dias de hoje, que temos cada vez mais escassez de tempo tendo que usá-lo de forma criativa.

3. Garanta uma base de dados confiável para análise

A partir de um processo bem definido e um sistema adequadamente implantado, podemos contar com uma base de conhecimento ampla e confiável. Ouvimos falar muito em BI (Business Intelligence), mas segue o mesmo caso do sistema citado acima, se não souber o que esperar de um resultado, qualquer informação será “positiva”.

A ideia de uma gestão à vista, ou gestão por indicadores, é ter a capacidade de planejar e utilizar os resultados para tomada de decisões estratégicas. Com a tecnologia alinhada ao bom planejamento, esses resultados são praticamente em tempo real, possibilitando que as organizações passem a definir uma estratégia ou tomar ações de forma proativa e não reativa, para ter resultados inúteis e tomar qualquer decisão. Exemplificando, é a diferença entre antecipar o atraso de uma atividade ou prejudicar o projeto com a súbita informação do atraso.

4. Obtenha resultados em curto período de tempo e melhore a produtividade

Partindo dos 3 benefícios citados acima, documentação controlada e distribuída, processos automatizados e base de dados com índices confiáveis para decisão. Cabe a organização implantar um método de análise e solução de problemas.

Esse método pode ser facilmente implantado com um sistema que permite a distribuição de tarefas traduzidas em ações, sendo geridas por um cronograma macro como, um projeto ou introduzidas a um BSC (Balanced Scorecard). Essa é a essência do programa de melhorias da ISO, trata-se de um projeto gerenciável e replicável a todos os níveis da organização.

5. Atualização tecnológica e capacitação para aumento da produtividade

Apesar da tecnologia ser uma grande aliada, não podemos esquecer que a qualidade além de estar nos processos, produtos ou serviços como dito anteriormente, também está nas pessoas. Ter um programa de treinamentos de capacitação é fundamental para manter as pessoas atualizadas não só em suas funções técnicas, mas engajadas com a essência da organização, suas políticas, produtos e processos.

Atualmente contamos com inúmeros métodos de e-learning ou ensino a distância onde pessoas podem encontrar materiais para capacitação. Esse processo além de dinâmico, economiza tempo dos instrutores para atuar no processo operacional e tático nas organizações. Portanto, um treinamento pode ser gravado uma única vez para acesso ilimitado, mantendo o mesmo nível de conhecimento e garantindo que não haverá divergência na informação. Uma equipe capacitada resulta em um ambiente de trabalho produtivo e colaborativo.